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5 claves para gestionar mejor tu tiempo

Claves para la gestión del tiempo para traductores

El éxito del traductor autónomo depende en gran medida de su nivel de productividad y de cómo gestiona su propio tiempo (o más bien sus tareas). Todos tenemos 24 horas al día para realizar tareas que nos generen beneficios y hacer actividades que simplemente nos gustan o es necesario hacer para nuestra vida personal. ¿Cómo aprovechar esas 24 horas y ser más productivos? He aquí cinco claves que, aunque parezcan insignificantes, pueden lograr duplicar tu productividad. ¡Hazlo durante un par de semanas! Yo he notado los resultados.

1.  DEFINE TUS OBJETIVOS

Gestionar nuestras tareas sin tener un objetivo claro nos lleva indiscutiblemente a perder el tiempo. Y es que no tiene sentido nada de lo que haces si no es con un motivo concreto. ¿Cuáles son los objetivos por los que realizas tus tareas profesionales? Escríbelos en mayúscula en un papel y colócalo cerca de tu ordenador para que puedas verlo siempre. Cuando creas que estás perdiendo el tiempo, o que no lo estás aprovechando, párate un par de minutos a leer y pensar sobre tus objetivos. Verás que las tareas tienen aún más sentido del que tenían cada vez que lo leas y te animarán a poner todo en orden y seguir trabajando.

La clave es que los objetivos no sean generales ni a largo plazo, sino específicos y a corto-medio plazo.  El motivo es que cuanto más generales y a largo plazo proyectes tus objetivos más fácil será perder el foco y distraerte mientras estás trabajando. Así, por ejemplo, cuando estás traduciendo y lees tus objetivos te animas a seguir trabajando porque el resultado podrás verlo muy pronto.

2. HAZ UNA LISTA DE TAREAS

Las tareas son aquellas acciones que nos llevan a conseguir nuestros objetivos. Es un punto a tu favor que termines cada día escribiendo una lista de tareas para el día siguiente. Levantarse y ponerse enfrente del ordenador sin tener claro lo que tenemos que hacer es un riesgo que no debemos correr porque podemos perder muchísimo tiempo realizando tareas que no son realmente necesarias.

Antes de empezar, revisa la lista de tareas y anota alguna más si es necesario. Es posible que durante el día surjan nuevas tareas pero no te detengas a realizarlas a no ser que sea estrictamente necesario, apúntalas en esta lista antes. Si una tarea es muy amplia divídela en unidades más pequeñas y toma cada una como una tarea individual.

Lo que yo suelo hacer es programar el tiempo que necesito para cada tarea anotándolo a la derecha y luego compruebo si he sido realista. Esto me ayuda a conocerme mejor y a aprender a planificar a medida que voy analizando mis resultados. Ten en cuenta que también tienes que descansar, estirar…, yo realizo aproximadamente 5 minutos de descanso cada 25/30 minutos y cada 2 horas me detengo 10 minutos (¡estos diez minutos son los más productivos porque se me ocurren muchas cosas nuevas o me viene a la cabeza esa palabra que estaba buscando!). 😀

Llegados a este punto me gustaría recalcar la importancia de contar con una agenda para trabajar. No hay nada mejor que llevar al día tus tareas y programar nuevas sobre un calendario (ya sea en papel u online) ya que nos ayuda a ver nuestro trabajo de una manera más global y por lo tanto cualquier programación va a ser más realista. Si utilizas una agenda en papel recuerda llevarla allá donde vayas, si utilizas una herramienta online asegúrate de tener acceso a ella desde tu móvil. 😉

3. CLASIFICA SEGÚN LA PRIORIDAD

El siguiente paso es ordenar todas las tareas basándonos en cuáles son las que tienen más prioridad para cumplir nuestros objetivos.  Esto solo puedes decidirlo tú.

Puedes sugerir el típico Análisis ABC en el que las tareas A son las prioritarias (tienes que hacerlas hoy), las B las secundarias (deberías hacerlas hoy) y las C las que puedes dejar para el final porque suelen ser más rutinarias (si no las haces hoy no pasa nada). La mejor manera de que funcione bien el Análisis ABC es planificando como máximo 5 tareas diarias (estamos hablando dentro del horario laboral). Marca una o dos como tareas A, dos o tres como tareas B y una como tarea C.  Este análisis tiene bastante que ver con la conocida Regla 80/20 del Principio de Pareto según la cual el 80% de nuestros resultados provendrán del 20% de nuestras tareas, por lo que es importante que nos centremos en ese 20% de tareas prioritarias para nosotros.

También puedes seguir el Método Eisenhower que sirve para tomar decisiones y priorizar las tareas según las variables «urgente» e «importante» entendiendo por «urgencia» el plazo para desarrollar una tarea y por «importancia» lo que nos supone el hecho de no realizarla para nuestra actividad.

Gestión tiempo traductores

Así, el cuadrante 1 engloba las tareas que conviene hacer en primer lugar porque requieren de una solución urgente y supone un problema no realizarlas (imprevistos, proyectos urgentes, presupuestos urgentes, etc.). El cuadrante 2 engloba aquellas tareas que se deben planificar y que son muy importantes para el éxito de nuestro negocio (proyectos, labores de búsqueda de clientes, facturación, etc.). Por otro lado, el cuadrante 3 contiene aquellas tareas que son menos importantes pero que tienen un carácter urgente e incluso pueden llegar a afectar al desarrollo de nuestra actividad diaria y que si trabajas en equipo lo ideal es delegarlas (por ejemplo, actualizar tu web, gestionar las redes sociales, realizar llamadas, etc.). En el cuadrante 4 incluiríamos aquellas tareas que no son nada importantes ni urgentes para nuestra actividad por lo que directamente habría que descartarlas o volver a cuestionarlas.

4. COMPLETA TUS TAREAS AL 100%

No hay nada más satisfactorio que acabar el día con todas las tareas terminadas. Cuando trabajas en una actividad y la completas, tu autoestima aumenta de manera que ganas más confianza para realizar las siguientes.

No hagas más de una tarea a la vez. No somos máquinas. Muchas veces te verás enfrascado en la ejecución de dos tareas al mismo tiempo por pensar que es la mejor opción y lo único que conseguirás será no terminar ninguna. Prioriza y ejecuta una a una. En un día hay 24 horas, pero en una semana laboral hay 120 horas. Planifica semanalmente si es necesario teniendo en cuenta las horas que dedicas a trabajar.

Ten en cuenta que es importante jugar con un grado lógico de flexibilidad, no es necesario martirizarse con esto. Poco a poco, a medida que vayas programando y planificado tus tareas irás aprendiendo a ponerte plazos y objetivos realistas.

5. ELIMINA LOS LADRONES DE TIEMPO

¿Cuántas veces has dedicado más tiempo del necesario a organizar tu correo? ¿Y a buscar un archivo de un proyecto?  Identifica cuáles son tus ladrones de tiempo y elimínalos de tu horario laboral. Piénsalo un momento: ¿qué te resta tiempo? Puede ser revisar continuamente el correo, comprobar las actualizaciones de tu Facebook, leer las notificaciones de tu móvil, etc.  Perdemos muchísimo tiempo en realizar tareas o actividades que podemos planificar para otro momento y que lo único que hacen es robarnos nuestro valioso tiempo de trabajo.

¿Son las redes sociales un ladrón de tiempo? Sí, si no persigues objetivos y trabajas sin una estrategia clara. El tiempo que pasas en las redes sociales sin perseguir objetivos claros podemos considerarlo como tiempo de ocio, pero no como tareas a desarrollar en horario laboral. Para considerar la gestión de redes sociales como tarea profesional dentro del cuadrante 2 tenemos que empezar por crear nuestro propio plan de marketing y programar y planificar tareas que persigan, nuevamente, nuestros objetivos.

Y tú…, ¿qué opinas? ¿tienes algún consejo más para gestionar el tiempo? ¡Seguro que sí! Espero tus comentarios.

5 claves para gestionar mejor tu tiempo

By Elena Fernández Visit author's website

Traductora, empresaria y emprendedora. Este blog es mi ventana al mundo y espero que la ventana para aquellos que deseen emprender y mantenerse en el sector de la traducción y la interpretación por cuenta propia.
  • Miguel García

    Buen día, Elsa. Parto por decir que tus entradas siempre contienen uno o más consejos realmente útiles, sobre todo para un traductor germinal como quien escribe, y por ello desde hace un tiempo te sigo. Ahora he creado un blog (¡anímate a darle un vistazo!, aún está
    algo pobre pero ya le iré sacando brillo), gracias a lo cual mi relación con estas plataformas para traductores, incluyendo la tuya, será más cercana. La presente entrada me ha parecido bastante acertiva, pues el tiempo que se escurre entre los dedos suele ser un problema hasta con ribetes filosóficos, más aún si no se define un objetivo claro a corto plazo (por lo menos). La percepción temporal juega un rol importantísimo, pues se tiende a creer que 24 horas no dan abasto ante tanto que se quiere abarcar, pero ¡oh! 120 horas a la semana, que es básicamente lo mismo, parece tan idílico como tener una memoria de traducción ilimitada alojada en nuestro cerebro. Estoy de acuerdo con todo lo que has planteado para optimizar la productividad, pondré manos a la obra en una to do list con grados de importancia must do, should do , y might do. Tu método de trabajo me recuerda al famoso Pomodoro, que más de alguna vez resultó esencial para llegar a aquel momento en que, habiendo entregado una extensa traducción en el plazo indicado, te sientes todo un rock star.

    Parafrasearé a mi compatriota Alejandro Jodorowsky, quien dijo lo siguiente respecto a la organización del tiempo, y creo que no deja de ser cierto: el día cuenta con 24 horas, 8 para dormir, 8 para el ocio, y 8 para trabajar. Bueno, siendo honesto, para los traductores es algo más bien como 4 horas para dormir, dos horas para comer y asearse, ¡y las restantes 18 horas a traducir, que el péndulo del plazo final pende sobre nuestras cabezas como al espada de Damocles!

    Gracias por esta utilísima entrada, ¡saludos desde Chile!

    transleichon.blogspot.com

  • Miguel, muchas gracias por compartir tus comentarios. Está todo basado en mi experiencia pero no son ideas mías… son reflexiones de diversos autores a los que un día decidí hacer caso y como he tenido buenos resultados las comparto con quien quiera leerlas. 🙂
    He visto tu blog y quiero desearte lo mejor. Estaré al tanto de las novedades que publiques. Me encanta el nombre que le has puesto.
    ¡Un saludo desde Granada!

  • Luisa

    Buen día Elena… Super Blog… Artículo muy útil… Gracias… Paso a compartirlo en mi Facepage…

  • 1Globaltranslators

    Buen post!

  • Angel Gutierrez

    Interesantísimo post! muy buen blog. Hay que tener en cuenta que la gestión del tiempo es algo muy importante si quieres avanzar en el trabajo. El tiempo es oro, y hay que procurar el mínimo posible. Hay que evitar a los ladrones de tiempo todo lo posible, y saber decir que no. También saber como gestionar las tareas correctamente. Mientras buscaba información sobre la gestión del tiempo encontré este artículo, que personalmente invito a leer a cualquier persona interesada en este tema.
    http://goo.gl/kXR0K7
    Intentaré utilizar los consejos que dices en el trabajo, para intentar aumentar mi productividad, y aprovechar más el tiempo, que últimamente me falta.

    Un saludo!