El éxito del traductor autónomo depende en gran medida de su nivel de productividad y de cómo gestiona su propio tiempo (o más bien sus tareas). Todos tenemos 24 horas al día para realizar tareas que nos generen beneficios y hacer actividades que simplemente nos gustan o es necesario hacer para nuestra vida personal. ¿Cómo aprovechar esas 24 horas y ser más productivos? He aquí cinco claves que, aunque parezcan insignificantes, pueden lograr duplicar tu productividad. ¡Hazlo durante un par de semanas! Yo he notado los resultados.
1. DEFINE TUS OBJETIVOS
Gestionar nuestras tareas sin tener un objetivo claro nos lleva indiscutiblemente a perder el tiempo. Y es que no tiene sentido nada de lo que haces si no es con un motivo concreto. ¿Cuáles son los objetivos por los que realizas tus tareas profesionales? Escríbelos en mayúscula en un papel y colócalo cerca de tu ordenador para que puedas verlo siempre. Cuando creas que estás perdiendo el tiempo, o que no lo estás aprovechando, párate un par de minutos a leer y pensar sobre tus objetivos. Verás que las tareas tienen aún más sentido del que tenían cada vez que lo leas y te animarán a poner todo en orden y seguir trabajando.
La clave es que los objetivos no sean generales ni a largo plazo, sino específicos y a corto-medio plazo. El motivo es que cuanto más generales y a largo plazo proyectes tus objetivos más fácil será perder el foco y distraerte mientras estás trabajando. Así, por ejemplo, cuando estás traduciendo y lees tus objetivos te animas a seguir trabajando porque el resultado podrás verlo muy pronto.
2. HAZ UNA LISTA DE TAREAS
Las tareas son aquellas acciones que nos llevan a conseguir nuestros objetivos. Es un punto a tu favor que termines cada día escribiendo una lista de tareas para el día siguiente. Levantarse y ponerse enfrente del ordenador sin tener claro lo que tenemos que hacer es un riesgo que no debemos correr porque podemos perder muchísimo tiempo realizando tareas que no son realmente necesarias.
Antes de empezar, revisa la lista de tareas y anota alguna más si es necesario. Es posible que durante el día surjan nuevas tareas pero no te detengas a realizarlas a no ser que sea estrictamente necesario, apúntalas en esta lista antes. Si una tarea es muy amplia divídela en unidades más pequeñas y toma cada una como una tarea individual.
Lo que yo suelo hacer es programar el tiempo que necesito para cada tarea anotándolo a la derecha y luego compruebo si he sido realista. Esto me ayuda a conocerme mejor y a aprender a planificar a medida que voy analizando mis resultados. Ten en cuenta que también tienes que descansar, estirar…, yo realizo aproximadamente 5 minutos de descanso cada 25/30 minutos y cada 2 horas me detengo 10 minutos (¡estos diez minutos son los más productivos porque se me ocurren muchas cosas nuevas o me viene a la cabeza esa palabra que estaba buscando!). 😀
Llegados a este punto me gustaría recalcar la importancia de contar con una agenda para trabajar. No hay nada mejor que llevar al día tus tareas y programar nuevas sobre un calendario (ya sea en papel u online) ya que nos ayuda a ver nuestro trabajo de una manera más global y por lo tanto cualquier programación va a ser más realista. Si utilizas una agenda en papel recuerda llevarla allá donde vayas, si utilizas una herramienta online asegúrate de tener acceso a ella desde tu móvil. 😉
3. CLASIFICA SEGÚN LA PRIORIDAD
El siguiente paso es ordenar todas las tareas basándonos en cuáles son las que tienen más prioridad para cumplir nuestros objetivos. Esto solo puedes decidirlo tú.
Puedes sugerir el típico Análisis ABC en el que las tareas A son las prioritarias (tienes que hacerlas hoy), las B las secundarias (deberías hacerlas hoy) y las C las que puedes dejar para el final porque suelen ser más rutinarias (si no las haces hoy no pasa nada). La mejor manera de que funcione bien el Análisis ABC es planificando como máximo 5 tareas diarias (estamos hablando dentro del horario laboral). Marca una o dos como tareas A, dos o tres como tareas B y una como tarea C. Este análisis tiene bastante que ver con la conocida Regla 80/20 del Principio de Pareto según la cual el 80% de nuestros resultados provendrán del 20% de nuestras tareas, por lo que es importante que nos centremos en ese 20% de tareas prioritarias para nosotros.
También puedes seguir el Método Eisenhower que sirve para tomar decisiones y priorizar las tareas según las variables «urgente» e «importante» entendiendo por «urgencia» el plazo para desarrollar una tarea y por «importancia» lo que nos supone el hecho de no realizarla para nuestra actividad.
Así, el cuadrante 1 engloba las tareas que conviene hacer en primer lugar porque requieren de una solución urgente y supone un problema no realizarlas (imprevistos, proyectos urgentes, presupuestos urgentes, etc.). El cuadrante 2 engloba aquellas tareas que se deben planificar y que son muy importantes para el éxito de nuestro negocio (proyectos, labores de búsqueda de clientes, facturación, etc.). Por otro lado, el cuadrante 3 contiene aquellas tareas que son menos importantes pero que tienen un carácter urgente e incluso pueden llegar a afectar al desarrollo de nuestra actividad diaria y que si trabajas en equipo lo ideal es delegarlas (por ejemplo, actualizar tu web, gestionar las redes sociales, realizar llamadas, etc.). En el cuadrante 4 incluiríamos aquellas tareas que no son nada importantes ni urgentes para nuestra actividad por lo que directamente habría que descartarlas o volver a cuestionarlas.
4. COMPLETA TUS TAREAS AL 100%
No hay nada más satisfactorio que acabar el día con todas las tareas terminadas. Cuando trabajas en una actividad y la completas, tu autoestima aumenta de manera que ganas más confianza para realizar las siguientes.
No hagas más de una tarea a la vez. No somos máquinas. Muchas veces te verás enfrascado en la ejecución de dos tareas al mismo tiempo por pensar que es la mejor opción y lo único que conseguirás será no terminar ninguna. Prioriza y ejecuta una a una. En un día hay 24 horas, pero en una semana laboral hay 120 horas. Planifica semanalmente si es necesario teniendo en cuenta las horas que dedicas a trabajar.
Ten en cuenta que es importante jugar con un grado lógico de flexibilidad, no es necesario martirizarse con esto. Poco a poco, a medida que vayas programando y planificado tus tareas irás aprendiendo a ponerte plazos y objetivos realistas.
5. ELIMINA LOS LADRONES DE TIEMPO
¿Cuántas veces has dedicado más tiempo del necesario a organizar tu correo? ¿Y a buscar un archivo de un proyecto? Identifica cuáles son tus ladrones de tiempo y elimínalos de tu horario laboral. Piénsalo un momento: ¿qué te resta tiempo? Puede ser revisar continuamente el correo, comprobar las actualizaciones de tu Facebook, leer las notificaciones de tu móvil, etc. Perdemos muchísimo tiempo en realizar tareas o actividades que podemos planificar para otro momento y que lo único que hacen es robarnos nuestro valioso tiempo de trabajo.
¿Son las redes sociales un ladrón de tiempo? Sí, si no persigues objetivos y trabajas sin una estrategia clara. El tiempo que pasas en las redes sociales sin perseguir objetivos claros podemos considerarlo como tiempo de ocio, pero no como tareas a desarrollar en horario laboral. Para considerar la gestión de redes sociales como tarea profesional dentro del cuadrante 2 tenemos que empezar por crear nuestro propio plan de marketing y programar y planificar tareas que persigan, nuevamente, nuestros objetivos.
Y tú…, ¿qué opinas? ¿tienes algún consejo más para gestionar el tiempo? ¡Seguro que sí! Espero tus comentarios.
