En relación a la entrada anterior «Lo que valora un gestor de proyectos de un traductor» hoy quiero compartir mis conclusiones, basadas en mi experiencia, cuando analizamos esta relación en el sentido contrario. La relación entre el gestor de proyectos y el traductor es tan estrecha que ambas partes han de aprender a facilitar a la otra su trabajo. Como traductora, estas son las cualidades que más valoro de un gestor de proyectos:
QUE SEA CERCANO Y TENGA UN TRATO PERSONAL
No hay nada que de peor impresión a un traductor que los correos electrónicos de solicitud de presupuesto totalmente impersonalizados de los PMs. Una solicitud que llega a más de 20 traductores al mismo tiempo sin ni siquiera mencionar nuestro nombre o el de nuestra empresa no da muy buena impresión por parte del gestor de proyectos. Al igual que como traductores nos preocupamos por dirigir nuestro mensaje a la persona indicada y personalizarlo para crear una relación cercana con el cliente, se valora que los gestores de proyectos personalicen también sus mensajes de correo cuando solicitan presupuesto o consultan nuestra disponibilidad. Como mínimo, que no incluyan las otras 20 direcciones de correo en el mismo mensaje porque suena a subasta de precios, siendo algo que se puede evitar con una simple personalización.
También es muy valorado por un traductor que un PM actúe de intermediario con otros departamentos de su empresa como, por ejemplo, el departamento de finanzas o de pedidos. Es posible que, en ocasiones, sea necesario contactar o preguntar al departamento encargado de facturación algunas dudas o realizarle algunas preguntas sobre el estado de una factura o sobre las formas de pago. Estos departamentos, generalizando, tardan en contestar y atender las solicitudes de los traductores. En ocasiones he trabajado con PMs que han intermediado para que pueda obtener una respuesta de una manera rápida y efectiva o al menos, una respuesta. Siempre digo que un proyecto empieza con una solicitud de presupuesto y termina cuando se recibe el pago del mismo. Si se denomina «gestor de proyectos» se valora que nos acompañe hasta el final aunque, es verdad, no siempre es posible… pero sí muy valorado.
QUE SEA RÁPIDO A LA HORA DE CONTESTAR
De la misma forma en la que un PM valora que un traductor sea rápido en contestar a un mensaje de correo, el traductor valora que el PM devuelva esa rapidez en su respuesta. A veces basta con un «Gracias» o un «Gracias. Te mantengo informado/a». Ocurre, en la mayoría de los casos: nos solicitan un presupuesto a través de correo electrónico y contestamos con una serie de preguntas necesarias para poder prepararlo.
Se valora una respuesta igual de rápida por parte del PM contestando a las dudas que le puedan surgir al traductor antes y durante el proyecto de manera que salga adelante con el mayor éxito y rapidez posible gracias a ambas partes.
QUE INFORME DE LA CANCELACIÓN DE UN PROYECTO
También a ti te habrá ocurrido que un par de días después de enviar un presupuesto a un PM o de confirmarle tu disponibilidad para un proyecto, decides escribirle para preguntarle por el estado del mismo para poder organizarte. La mayoría de veces recibimos la respuesta de «Disculpa que no te escribiera, el proyecto fue cancelado» (incluso podemos verlo sin el «Disculpa»). Un traductor valora que su PM le informe del estado del proyecto una vez enviado el presupuesto porque, al igual que los gestores de proyectos trabajan con varios traductores a la vez y pretenden organizarse, los traductores trabajamos también con otros gestores y necesitamos planificar nuestro trabajo con antelación.
QUE FACILITE LA INFORMACIÓN COMPLETA DEL PROYECTO
Como decía anteriormente, son muchas las ocasiones en las que, tras la solicitud de un presupuesto por parte de un PM, contestamos con una ristra de preguntas sobre el mismo con el objetivo de calcular su importe y el tiempo necesario para realizar el trabajo. Esto, queramos o no, supone una pérdida de tiempo importante para ambos que el PM puede ahorrar enviando las solicitudes de presupuesto completas. Con «completas» me refiero a que incluyan toda la información necesaria para poder presupuestar así como los plazos con los que se trabajaría y la forma de pago. Seguro que no es la primera vez que presupuestas la simple traducción de 2000 palabras en Word que más tarde recibes en formato PDF o, peor aún, escaneado con un OCR sin maquetar y con mil tablas con números y fórmulas. Ahorramos tiempo todos enviando y respondiendo solicitudes de presupuesto lo más completas posible.
QUE REALICE UNA BUENA GESTIÓN DEL PEDIDO
Si la empresa para la que trabajamos emite órdenes de compra para cada proyecto que encarga (debería ser así en todas) el traductor siempre va a valorar recibirla en tiempo y forma junto con el encargo de traducción, ya que es importante la lectura detenida de las condiciones de cada proyecto que se acuerda entre las partes. En cualquier caso, si el procedimiento es mediante aceptación de presupuesto se agradece que se envíe de la misma forma y siempre firmado.
QUE MANTENGA LA LÍNEA DEL ASUNTO
En la entrada anterior hablaba de que es importante que el traductor, cuando recibe un correo electrónico de su PM, no cambie la línea de asunto de los mensajes para evitar confusiones o pérdidas de información. En este caso, el traductor valora de la misma forma poder recibir un correo electrónico con la línea de asunto clara con la referencia del proyecto sobre el que se está presupuestando o trabajando. Es posible que si un PM te envía un correo electrónico con el asunto «Solicitud de presupuesto» tú lo cambies al contestar añadiendo una referencia, si no la tiene, a esa solicitud para poder organizarte: «Solicitud de presupuesto – RP445». El traductor valora que el PM siga manteniendo esta línea en el asunto si la empresa no dispone de referencias para proyectos (que las hay).
QUE RESPONDA A LAS DUDAS PLANTEADAS
Durante el proceso de traducción es muy habitual que nos asalten dudas o nos surjan preguntas que enviamos al PM para que se encargue de resolverlas con el cliente (o sin él). Un traductor valora que el gestor de proyectos responda lo más rápido posible a esas dudas para no quedarse estancado en mitad del trabajo. Es comprensible que es necesario un plazo razonable para responder a estos mensajes, sobre todo cuando llegan varias dudas de otros traductores. Un mensaje de confirmación de recepción del mensaje es suficiente para permitirnos esperar el tiempo que sea necesario. Lo que no resulta agradable es enviar dudas y dudas al gestor y no recibir ninguna respuesta hasta el último momento. Demostrar, únicamente, que el PM está al otro lado del proyecto de forma activa y preocupándose igual que tú por la calidad final del trabajo.
Otra cosa muy valorada por traductores es que los gestores de proyecto envíen las dudas resueltas de otros traductores que están trabajando en el mismo proyecto. Quizá los traductores de otras combinaciones han tenido dudas que no se te ha ocurrido preguntar y es de agradecer recibir un mensaje del tipo:
– El traductor de francés nos ha enviado esta duda y aquí tienes la respuesta por si te resulta útil para tu traducción.
– ¡Oh, mil gracias!
QUE COJA EL TELÉFONO
Comparto la opinión de que los traductores no somos mucho de llamar por teléfono a los gestores de proyecto, pero si llamamos es por algo importante y es por eso que agradecemos una respuesta (…). Hay empresas más serias y menos serias pero, independientemente, los gestores de proyecto deben estar atentos a lo que necesitamos y cómo lo necesitamos. Si te estoy llamando por teléfono seguro que te interesa.
QUE AVISE SI SE VA DE VACACIONES CON TIEMPO
Me ha pasado en alguna ocasión que uno de los PM con los que trabajo habitualmente se ha ido de vacaciones sin avisar. ¿Qué pasa? Que generalmente dejan a otro PM encargado que no sabe por dónde van los tiros o tarda un tiempo en adaptarse al proyecto. Con esto me quedan dudas sin resolver, se ralentiza el proceso completo y el proyecto se puede llegar a convertir en un caos. Lo ideal es que si un PM se va de vacaciones y deja a otro PM encargado lo indique con tiempo para que podamos organizarnos antes de seguir trabajando. Es cierto que ocurre pocas veces, pero cuando ocurre se podía haber evitado.
QUE SEPA USAR LAS HERRAMIENTAS QUE ME PIDE A MÍ QUE USE
Cuarenta mil palabras en Power Point a traducir con una herramienta TAO. Perfecto. Creo que es imprescindible que en un proyecto que necesita la ayuda de cualquier herramienta de traducción asistida el PM conozca esa herramienta igual que el traductor para que cuando surja una duda técnica, o esa herramienta TAO decida que hoy no trabaja, el gestor de proyectos pueda ayudar. No debe ser un experto, pero sí conocer lo básico de los programas con los que me pide trabajar.
QUE NO IMPONGA TARIFAS O PLAZOS
Y bueno, lo que más indigna a un traductor es que se le impongan tarifas o plazos. Sí, señores. Si trabajas conmigo sabes cuál es mi tarifa y podré negociar contigo dependiendo del proyecto sin problemas pero no asumas que puedo aceptar tarifas y plazos que no hemos negociado previamente intentando convencerme con que pierdes al cliente o con que me vas a enviar otras tropecientas mil palabras más este mes.
Es necesario que los PM tengan en cuenta que nuestras tarifas están previamente estudiadas y propuestas antes de aceptar una colaboración o un proyecto, por lo que se agradece que antes de asumir que estaremos disponibles y encantados pregunten por la posibilidad de negociar con todas las características concretas de ese proyecto en particular. La presión en cuanto a plazos y tarifas es uno de los problemas candentes entre traductor y PM y está en nuestras manos resolverlas poco a poco.
Y tú, ¿qué opinas?, ¿añadirías algo más a esta lista? Seguro que sí, ¡espero tus comentarios!
